Asigurarea calităţii proceselor manageriale şi educaţionale în ASEM este documentată şi ţinută sub control prin 18 proceduri de sistem și de proces pe care le prezentăm succint mai jos (pentru a vedea prezentarea completă - clic aici):

1. Procedura de sistem (PS) 4.2.3 CONTROLUL DOCUMENTELOR

Scopul prezentei proceduri este de a defini structura, forma şi modul de elaborare, precum şi competenţele de elaborare, verificare, aprobare a documentelor SMC.

Procedura:

• Stabileşte categoriile de documente ale ASEM;
• Descrie modalitatea de elaborare verificare şi aprobare;
• Stabileşte modul de evidenţă a documentelor (Nomenclatorul documentelor interne);
• Descrie modul de revizuire şi modificare / actualizare, distribuire, păstrare, retragere, arhivare şi distrugere a documentelor.

2. Procedura de proces (PP) 4.2.3 ELABORAREA DOCUMENTELOR

Stabileşte formatul şi structura principalelor categorii de documente interne:

• Manualul Calităţii;
• Proceduri şi regulamente ale ASEM;
• Instrucţiuni de lucru;
• Alte documente interne;
• Corespondenţa;
• Formulare tipizate.

3. Procedura PS 4.2.4 CONTROLUL ÎNREGISTRĂRILOR

Scopul prezentei proceduri este de a stabili modul de identificare, colectare, arhivare, protejare, regăsire, conservare şi eliminare (distrugere) a înregistrărilor calităţii, pentru a demonstra aplicarea eficace a Sistemului de Management al Calităţii de către subdiviziunile ASEM în conformitate cu condiţiile specificate.

Această procedură:

• Stabileşte categoriile de înregistrări utilizate în ASEM;
• Stabileşte reguli faţă de formatul înregistrărilor;
• Descrie modul de identificare / codificare / circulaţie / colectare şi evidenţă / păstrare / arhivare / menţinere şi control a înregistrărilor;

4. Procedura PP 5.0 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

• Stabileşte modul în care managementul ASEM demonstrează angajamentul său privind dezvoltarea, implementarea şi îmbunătăţirea continuă a SMC;
• Stabileşte cerinţe faţă de Politica în domeniul calităţii;
• Propune modul de elaborare a obiectivelor specifice în domeniul calităţii;
• Descrie modul de stabilire a responsabilităţilor şi autorităţilor în cadrul ASEM (Structura organizatorică, Fişele postului, Reprezentantul managementului);
• Stabileşte modul de efectuare a analizei din partea managementului.

5. Procedura PP 6.2 RESURSE UMANE

• Definirea activităţilor ce influenţează calitatea prestării serviciilor;
• Evaluarea competenţelor cadrelor didactice;
• Evaluarea competenţelor altor categorii de angajaţi;
• Instruirea cadrelor didactice;
• Instruirea altor categorii de personal;
• Evaluarea eficienţei instruirii;
• Conştientizarea personalului privind rolul fiecăruia în asigurarea calităţii serviciilor.

6. Procedura PP 6.3 INFRASTRUCTURA

Procedura stabileşte responsabilităţile şi descrie metodele de menţinere a infrastructurii ASEM, necesare pentru asigurarea conformităţii serviciilor cu condiţiile contractuale şi cerinţele interne.

Scopul activităţii de control al infrastructurii este:

• Menţinerea parametrilor normali de funcţionare a elementelor infrastructurii pe parcursul întregii perioade de exploatare;
• Asigurarea fiabilităţii;
• Respectarea termenelor şi costurilor de reparaţie.

7. Procedura PP 7.2 PROCESE REFERITOARE LA CLIENŢI (BENEFICIARI)

Prezenta procedură stabileşte metodologia de:

• determinare şi analiză a cerinţelor specificate şi nespecificate de către beneficiar sau orice alte cerinţe suplimentare identificate de către ASEM, referitoare la serviciile prestate, stabilirea ofertei educaţionale în Planurile de înmatriculare,
• analiza, încheierea, modificarea şi executarea contractelor, semnate de ASEM,
• comunicare cu beneficiarii, în vederea satisfacerii cerinţelor referitoare la calitate.

8. Procedura PP 7.3 PROIECTARE ŞI DEZVOLTARE

Procedura are ca scop descrierea modalităţilor de ţinere sub control a procesului de proiectare şi dezvoltare.

Procesul de proiectare şi dezvoltare cuprinde următoarele faze:

• Identificarea cerinţelor pentru produsul/serviciul nou (plan de învăţământ, curs, material didactic, ştiinţific);
• Stabilirea indicilor tehnici (număr de ore, durata, numărul de pagini);
• Planificarea, în caz de necesitate, a necesarului de materiale tipografice şi numărului de exemplare;
• Proiectarea design-ului materialului didactic-ştiinţific;
• Efectuarea analizelor interne în scopul determinării posibilităţii organizatorice şi financiare de obţinere a produsului-serviciului (cursului, materialului didactico-ştiinţific);
• Întocmirea documentaţiei specifice pentru serviciul nou;
• Întocmirea programului de proiectare-dezvoltare care să cuprindă pentru fiecare fază în parte: responsabili, bugetul alocat şi resursele umane necesare.

9. Procedura PP 7.4 APROVIZIONAREA

Procedura se aplică pentru procesele de aprovizionare a bunurilor şi serviciilor ce au un impact strategic asupra calităţii prestării serviciilor educaţionale:

• Mobilier;
• Utilaj şi tehnica informaţională;
• Manuale şi literatura de specialitate;
• Consumabile;
• Servicii prestate de terţi (ex., construcţie şi reparaţie, mentenanţă tehnică informaţională, consultanţă şi instruire).

10. Procedura PP 7.5.1 CONTROLUL FURNIZĂRII SERVICIULUI

ASEM prestează următoarele tipuri de servicii:

• Studii de licenţă (învăţământ cu frecventa la zi şi frecvenţă redusa);
• Studii de masterat;
• Doctorat;
• Cursuri de formare continuă.

Prestarea serviciilor educaţionale se desfăşoară în condiţii controlate, numai după ce sunt asigurate următoarele:

• documentaţia necesara pentru asigurarea procesului de prestare servicii;
• stabilirea şi planificarea proceselor;
• asigurarea resurselor necesare;
• personal calificat şi instruit;
• infrastructura necesară;
• mediu de lucru adecvat;
• instrumente de măsurare a performantelor verificate şi aprobate;
• asigurarea integrităţii proprietăţii beneficiarului;
• validarea procesului de studii;
• monitorizarea şi controlul calităţii serviciilor.

11. Procedura PP 7.5.5 PĂSTRAREA CONFORMITĂŢII MATERIALELOR ACHIZIŢIONATE

Prezenta procedură stabileşte responsabilităţile pentru următoarele procese:

• Recepţionarea la depozit a materialelor necesare pentru prestarea serviciilor de instruire;
• Încărcarea-descărcarea, păstrarea şi livrarea materialelor, necesare pentru prestarea serviciilor de instruire şi necesităţile administrative.

12. Procedura PP 8.2.1/1 EVALUAREA SATISFACŢIEI BENEFICIARILOR

Stabileşte responsabilităţile şi descrie metodele folosite de ASEM pentru:

• diagnosticarea activităţii instructiv-educative a cadrelor didactice din IÎS cu scopul de a spori calitatea predării (evaluare formativă);
• furnizarea de informaţii pentru luarea deciziilor administrative privind ocuparea posturilor, alocările de resurse, organizarea cursurilor de perfecţionare etc. (evaluare administrativă);
• definirea datelor şi informaţiei necesare pentru a evalua nivelul de satisfacţie a beneficiarilor;
• stabilirea metodelor de măsurare a satisfacţiei beneficiarilor, utilizând date şi informaţii definite.

Se propune următoarea grila de apreciere a satisfacţiei beneficiarilor:

• 80 – 100% - beneficiar satisfăcut;
• 60 – 80% - beneficiar parţial satisfăcut;
• 0 – 60% - beneficiar nesatisfăcut.

13. Procedura PP 8.2.1/2 EVALUAREA SATISFACŢIEI PERSONALULUI

Prezenta procedură de proces stabileşte responsabilităţile şi descrie metodele folosite de ASEM pentru:

• Definirea datelor şi informaţiei necesare pentru a evalua nivelul de satisfacţie al angajaţilor;
• Stabilirea metodelor de măsurare a satisfacţiei angajaţilor, monitorizarea validităţii informaţiei, a datelor şi a metodelor utilizate în vederea implementării acţiunilor corespunzătoare pentru a asigura îmbunătăţirea continuă a serviciilor.

14. Procedura PS 8.2.2 AUDITUL INTERN

• Stabileşte scopul auditului intern;
• Descrie criteriile de audit (politica, obiective, proceduri);
• Delimitează responsabilităţile auditorilor interni;
• Propune formatul programului şi planului de audit;
• Stabileşte modalităţile de pregătire / desfăşurare / încheiere a auditului;
• Propune formatul fişelor de evaluare şi a raportului de audit;
• Descrie modalităţile de verificare a rezultatelor auditului şi analiză a datelor.

15. Procedura PS 8.3 CONTROLUL PRODUSULUI / SERVICIULUI NECONFORM

• Descrie modul de analiză a informaţiei referitoare la neconformităţi în cadrul diferitor nivele de conducere ASEM;
• Stabileşte tipurile de neconformităţi (neconformităţi în procesul educaţional şi de cercetare ştiinţifică şi neconformităţi indicate de beneficiar / angajator);
• Enumeră cauzele de apariţie a produsului/serviciului neconform;
• Stabileşte modul de identificare a produsului / serviciului neconform şi documentele aferente;
• Aduce exemple de documente de identificare a produsului / serviciului neconform;
• Stabileşte responsabilităţile pentru evidenţa şi analiza neconformităţilor.

16. Procedura PS 8.3 ÎMBUNĂTĂŢIREA CONTINUĂ

Procedura stabileşte modul de modificare şi îmbunătăţire continuă a SMC.
ASEM a adoptat şi utilizează următoarele modalităţi de modificare şi îmbunătăţire continuă a Sistemului de Management al Calităţii:

• Implementarea propunerilor de îmbunătăţire înaintate de angajaţi;
• Analiza datelor;
• Instruirea personalului;
• Menţinerea şi perfecţionarea documentaţiei SMC;
• Auditurile interne ale SMC;
• Acţiuni corective şi preventive;
• Analiza din partea managementului;
• Stabilirea politicii şi ajustarea obiectivelor în domeniul calităţii pentru perioadele următoare.

17. Procedura PS 8.5.2 ACŢIUNI CORECTIVE

• Determina modul de emitere a Solicitării de acţiune corectivă;
• Descrie modul de definire a acţiunilor corective pentru evitarea apariţiei repetate a neconformităţilor;
• Stabileşte responsabilităţile, modul de înregistrare şi evidenţa a acţiunilor corective;
• Indică posibilele rezultate ale acţiunii corective;
• Descrie modul de monitorizare a stadiului acţiunilor corective.

18. Procedura PS 8.5.3 ACŢIUNI PREVENTIVE

• Stabileşte terminologia aferentă;
• Determina modul de emitere a Solicitării de acţiune preventiva;
• Descrie modul de definire a acţiunilor preventive pentru evitarea apariţiei neconformităţilor potenţiale;
• Stabileşte responsabilităţile, modul de înregistrare şi evidenţa a acţiunilor preventive;
• Indică posibilele rezultate ale acţiunii preventive;
• Descrie modul de monitorizare a stadiului acţiunilor preventive.